有限会社ふぁいん／社長のつぶやき

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第3回　Ｍｙデスク・Ｍｙ資料・Ｍｙデータ

予告通りのお題です。当社のオフィスは、ちょっと変わったレイアウトをしています。
というのも、個人の机というものがないのです。個人に割当られているのは、キャスター付きの３段引き出しのみで、ドキュメントの収納にはラテラルを使用して、意図的に文書の共有化を促しています。ただし、例外的に管理部門（総務＆経理）だけは、給与等の個人情報を取り扱う性格上、個人の事務机を使用しています。
したがって、わたし自身もＭｙデスクはありません。

さて、このようなレイアウトには理由が３つあります。
①社内滞留時間の短縮
②スペース効率の向上
③Ｍｙ資料の排除

①については、Ｍｙデスクがあると社内での居心地がよくなり、腰が重くなってしまうため結果として、お客様対応が遅くなるリスクを秘めています。したがって、社内滞留時間を意図的に短くする狙いがあります。

②については、大きなテーブルのみですと、ちょっとした作業やミーティングをおこなう場合でも机上を片付ければすぐに行えるため、利便性が非常に良いということが挙げられます。

③については、実はこれが一番の狙いなのですが、Ｍｙ資料の排除が挙げられます。個人の収納スペースがあると、意図するしないに関わらず、ヒトは資料を溜め込む習性があります。ややもすると、その溜め込んだ資料の情報的付加価値が、当人の社内における存在理由になったりします。これを社内情報で行われてしまうと、組織は情報の目詰まりを起こし、円滑に機能しなくなります。「オレは聞いていない」という、日本の組織でよく聞かれる言葉がすべてを物語っています。唯一、情報的付加価値を社内における存在理由にしても許されるのは、外部情報のハズなのですが往々にして、こうした方々は社内情報に汲々とします。
これは、業務効率の面から見るとムダ以外のなにものでもありません。

ですから、当社ではＭｙ資料は厳禁。作成してもそれらを開示しないのは「犯罪」という価値観・ルールで、業務がおこなわれます。

一般的にはそうまでしても、Ｍｙ資料を作るスタッフはいますし、そうしたスタッフに限ってご丁寧にＭｙデータまで用意しています（当社でも稀に発生します）。また、そのデータ（事実情報）が正確ならまだしも、間違っている場合もあり、間違った事実情報に基づいた解決策（対策）は当然間違っているので、業務効率が思うように上がらないのも、すべてこれらに起因していることになります。ですから、もしそんなところに存在理由を求めるのなら、そのアイデンティティーは屁みたいなものなのです。

これらを解決するもう一つの手段としては、ＩＴを駆使することが挙げられます。とくにメールと文書キャビネットは情報流通の面で、組織をフラット化します。メールにおいては基本的に送信者主導であり、「見ないほうが悪い」という価値観で成立していますし文書キャビネットに至っては、それこそＭｙ資料、