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社長のつぶやき
 
第3回 Myデスク・My資料・Myデータ

予告通りのお題です。当社のオフィスは、ちょっと変わったレイアウトをしています。
というのも、個人の机というものがないのです。個人に割当られているのは、キャスター付きの3段引き出しのみで、ドキュメントの収納にはラテラルを使用して、意図的に文書の共有化を促しています。ただし、例外的に管理部門(総務&経理)だけは、給与等の個人情報を取り扱う性格上、個人の事務机を使用しています。
したがって、わたし自身もMyデスクはありません。

さて、このようなレイアウトには理由が3つあります。
@社内滞留時間の短縮
Aスペース効率の向上
BMy資料の排除

@については、Myデスクがあると社内での居心地がよくなり、腰が重くなってしまうため結果として、お客様対応が遅くなるリスクを秘めています。したがって、社内滞留時間を意図的に短くする狙いがあります。

Aについては、大きなテーブルのみですと、ちょっとした作業やミーティングをおこなう場合でも机上を片付ければすぐに行えるため、利便性が非常に良いということが挙げられます。

Bについては、実はこれが一番の狙いなのですが、My資料の排除が挙げられます。個人の収納スペースがあると、意図するしないに関わらず、ヒトは資料を溜め込む習性があります。ややもすると、その溜め込んだ資料の情報的付加価値が、当人の社内における存在理由になったりします。これを社内情報で行われてしまうと、組織は情報の目詰まりを起こし、円滑に機能しなくなります。「オレは聞いていない」という、日本の組織でよく聞かれる言葉がすべてを物語っています。唯一、情報的付加価値を社内における存在理由にしても許されるのは、外部情報のハズなのですが往々にして、こうした方々は社内情報に汲々とします。
これは、業務効率の面から見るとムダ以外のなにものでもありません。

ですから、当社ではMy資料は厳禁。作成してもそれらを開示しないのは「犯罪」という価値観・ルールで、業務がおこなわれます。

一般的にはそうまでしても、My資料を作るスタッフはいますし、そうしたスタッフに限ってご丁寧にMyデータまで用意しています(当社でも稀に発生します)。また、そのデータ(事実情報)が正確ならまだしも、間違っている場合もあり、間違った事実情報に基づいた解決策(対策)は当然間違っているので、業務効率が思うように上がらないのも、すべてこれらに起因していることになります。ですから、もしそんなところに存在理由を求めるのなら、そのアイデンティティーは屁みたいなものなのです。

これらを解決するもう一つの手段としては、ITを駆使することが挙げられます。とくにメールと文書キャビネットは情報流通の面で、組織をフラット化します。メールにおいては基本的に送信者主導であり、「見ないほうが悪い」という価値観で成立していますし文書キャビネットに至っては、それこそMy資料、Myデータは完全排除の方向に向かいます。ですから、仮に前述のような問題が生じるとすれば、その責任は作成者・発信者・送信者が負うことに
なるのです。

当社が設立時から1人1台のノートPC配備を行っているのも、ここに理由があるのです。

次回は「サービス提供とお客様満足」について書こうと思います。
 
 
2003.11.14 Fri
以 上
 
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第30回 衝撃波

第28回 身体の調子
 

第26回 触媒技術製品説明会

第24回 ホントのおもいやり

第22回  ビルメンテナンスはサービス業

第20回 取材
第18回 静岡サテライト

第16回 日帰り旅行と各地の食べ歩き

第14回 書籍の作成に関わりました
第12回 社会保険&失業率 
第10回 入札制度
 
第8回 休日の過ごし方と趣味
第6回  経営と現場との距離
第4回  サービス提供とお客様満足
第2回 クォーター反省会
第29回 正しいことは正しい
第27回 書籍の作成に関わりました
                  (Part2)

第25回 ホウレンソウ(報・連・相)

第23回 カイゼン

第21回 ビルメン業者が駆ける師走

第19回 カナシイデキゴト

第17回 マネジメントスピードとクレーム

第15回 食べ歩き評価
第13回 他己評価
第11回 病院見学
第9回 知的生産性
     (ホワイトカラーの生産性)
第7回  尊敬する人
第5回  GLミーティング
第3回  Myデスク・My資料・Myデータ
第1回 最初のつぶやき
 
 
 
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